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Taigoの日記帳

会社嫌いであり、仕事嫌いです。個人的な考え事をのんびり日記に綴ります。(目標は一週間に一回更新)

手帳がつけられない人のためのスケジュール管理(事務職向け)

仕事

みなさん明けましておめでとうございます。

皆様にとってこの一年がご多幸になりますように。

 

手帳が付けられない!!

 

去年の10月から書店や文具店で手帳が販売されるようになり、新年ということで一年の最初に手帳を買おうかなという方もいるのではないだろうか。僕はいろんな手帳に目移りして欲しくなってしまうのだが、実を言うと僕は手帳をつけられない人間である。

 

入社一年目で買った能率手帳は2ヶ月でドロップアウト

 

 

入社二年目で買ったほぼ日手帳は約半年でドロップアウト(糸井さんごめんなさい。)

 

ほぼ日手帳 WEEKS 2014 ホワイトライン ブラック

ほぼ日手帳 WEEKS 2014 ホワイトライン ブラック

 

 

自分が仕事つけられない理由を考えるととても簡単な理由だった。

 ・人と会う予定なんてない。アポ取り不要の事務仕事

 ・仕事内容ほっとんどルーティンワーク

 ・毎月経理用のスケジュールが全員にメール配布される

経理の事務方をやっていると、経理用の決算スケジュールに合わせて動くため手帳などので厳密にタスクとスケジュールを管理する必要がないためという結論にいたった。

 

そんな僕でも、新しい部署に来てからはスケジュール管理(あるいはタスク管理)はなんとなくエクセルで自作した予定表を使ってやっている。決算スケジュールがとても厳しい場合や新しい仕事を覚えなければいけないときなどである。締め切りから逆算していつ何をするのか明確化するのと新しい仕事をやるときに必要な工数を事前に確認したりするようにしている。

暇な時期に突入すると書く事がなくなってしまうので手帳を使っていると空白ページを見てギルティな気分になってしまう。僕の場合は自作の予定表を裏紙に印刷してクリップで束にしている。予定表のレイアウトを自分好き勝手にアレンジできるしA4サイズで大きいので文字を乱雑に書いても大丈夫だ。(※ただし営業職のような人には持ち歩けない欠点がある。)

小さな手帳だとどうしても小さな文字でぎっしり書き込まなければならないし、しかも読みにくい。予定変更で消しゴムを使うとどうしても汚くなってしまうし、時にはページにシワをいれてしまうことにもなる。

一方自作した予定表なら好き勝手に汚しても作り直せるし、手帳のように一体になっていないので差し替え自由だ。

 

このやり方でだいたい半年ほど続けているがギルティを感じて、ほぼ日手帳を放置したような悲劇は起きていない。

 

 

ここでちょっとだけ僕の予定表の使い方を説明させてもらう。

 

・スケジュールを時間単位で厳密に管理するのは忙しいときだけ。

締め切りをまず最初に書いて、必要な工数を書いて作業目標を事前に設定すれば遅延や時間短縮の様子を把握しやすくなる。それと飛び込みで入った仕事があったり予想外の仕事が入った場合も記録を残しておいた方がいい。(これが後で役に立つ。)

 

・暇な時は無理に書かなくていい。

一ヶ月の間で数日間くらい暇な時ができた時は無理して書かない方がいい。僕の場合は、何か業務上の改善になりそうな取組みを考えたりや決算データの整備や業務マニュアルの作成などにあてている。ほとんどの作業はとくに予定を立てたり締め切りがあるというわけでないので予定表に書き込んだりはしていない。

 

・予定の書き込みよりも作業実績をしっかり書き込む

たいていの場合は予定通りに事が進まないので、最初の予定を鉛筆で書き込んでおいて実際に作業して予定通りにできなかったときは予定を消しゴムで消して、作業実績とやった内容を記録を書き込んでしまおう。この方が実際にかかった時間や作業内容を記録できるし後から見返したときに実勢に則した作業工程表になってくれる。

それと残業をした記録にもなってくれるというメリットもある。

 

・見直しの時間を時々取る

僕の場合は暇な時に、予定表を見返して実際の作業でめんどくさかったり、うまく行かなかったことを思い出してその対策を練る時間を取っている。こうすればちょっとだけではるが日頃の業務を効率化できたりする。

 

・家に持って帰らない

家で仕事のことを考える義理は無いので予定表は家にもって帰らない。

 

以上こんな感じで使っている。

 

多忙な人ほどスケジュール管理していない、何をやったのか記録をつけていない。

これは僕の私的な感想なんだがスケジュール管理をしたり、作業の記録をつけてない人は意外と多忙な人が多い。というのも多忙な状態で仕事をしてしまうと目の前のことに追われて全体的に物事を見れなくなってしまう。当然忙しくなると体力や気力を奪われて記録を残すだけのエネルギーもなくなってしまう。そういう意味では多忙は自分の仕事を把握しにくくする大敵なんじゃないだろうか。もっと厄介なことは、多忙さが原因で仕事の無駄を見つけられなくなってしまったり改善アクションのための時間とエネルギーを失ってしまうことだろう。

ただ、決して本人一人がいけないのではなく仕事の割り振りが下手だったりするとこうなってしまう。

まあ、これは僕自身の経験なのだが...

 

新年早々仕事の話かよ!!

ごめんなさいネタ切れの場繫ぎエントリーです。

営業職で外からばしばし電話してアポ取るような方には使えない本投稿ではありますが、時間管理で残業を減らしていければと願っての投稿です。

今年一年みなさんの残業が減ってプライベートをエンジョイできるよう願っております。

 

あっ、最後にエクセルで表を自作するのが嫌な方に役立つリンクを...

 

一週間の時間別バーティカル表

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