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Taigoの日記帳

会社嫌いであり、仕事嫌いです。個人的な考え事をのんびり日記に綴ります。(目標は一週間に一回更新)

ママさん社員から学んだ三つの事 時短勤務でも仕事はきちんと終わらせられる。

仕事

私は現在の部署に異動し、三人の先輩から三つの仕事を引き継いだ。

仕事内容を簡単に言うとグループ会社の会計システムの決算処理決算資料の作成だ。

引き継ぎを受ける中で僕が見たママさん社員の仕事術について考えてみたい。

 

前任者のタイプをまとめるとこんな感じ

・部署のエース:ボスや周りの部署から便りにされつつも厳しい課題をコミットされていつも忙しい。独身男性、なぜか机の上に可愛いぬいぐるみがある。

・ママさん社員:部署のエースのサポートと経費管理、会議資料等の作成を担当。子供が小さいため時短勤務。

・中年男性:なぜかいつもボスから説教されている。妻子持ち。

 

会計システムの決算処理について三者の引き継ぎスタイル

 

部署のエース:操作方法と決算手順は全部頭の中にある。

「まずは経費処理の入力。そして次は、この資料をつかってここを入力して...(中略)...最後にこことここを確認して終了だよ。」

ステップバイプテップできちんと会計ルールも一緒に教えてくれるので、内容をトレースできる。だが必死こいてメモしながらやらないといけない。引き継ぎを通常月に行うと、通常決算イベントは対応可能だが、四半期決算と半期決算の手順は身に付かないのが欠点だ。

 

ママさん社員:独自のマニュアルで操作方法と決算タスクを管理。

「これ使って。」と独自マニュアルを取り出し、「これやって、次これ、その次はこれ。ここでの操作方法は...(中略)...最後にこことここの数字が一致しているかを確認して終了だよ。」

会計ルールの説明もとくになく、マニュアルと説明にしたがうことで会計システムの処理が完了してしまった。会計ルールについてはさっぱりわからんがマニュアルのおかげで異様に早く終わった。

ただ、 マニュアルの作りが良いおかげで通常月にやる決算処理、四半期の処理、半期の処理がそれぞれきちんとわかるようになっている。それと引き継ぎ内容をまとめる際にマニュアルのデータも貰う事ができたので自分流にカスタムしたりしながら復習し、会計ルールを調べる際にも非常に役に立っている。

 

中年男性:引き継ぎのために作ったにわか作りの粗悪なマニュアル持参

マニュアルを読み上げる。「じゃあやるか」と言うも会計知識もほとんどなく、行き当たりばったりのシステム操作。

これで終わり!と思ったら忘れてた処理がボロボロ…

 

ちょっと極端な例だと思われるかもしれないが本当の体験である。

部署のエースは会計知識や経験も豊富なのでとても頼れる存在なのだが知識やノウハウを共有するためのメモや覚え書きを作成していないため、わからないことはアドバイスを直接求めるしかない。

一方、ママさん社員は仕事の作業工程の把握とスケジュール管理もできるマニュアルの作成でもれなく仕事ができるように工夫をしている。そしてマニュアルのおかげで、わからないことがあればどうしたら良いかすぐにわかる。

 

マニュアルができた理由

おそらくママさん社員によると部署のエースから教えてもらった内容をマニュアルに書き起こして整理したのだそうだ。わからない事ややらなきゃいけないことをリストアップしてマニュアル化したそうだ。

ここからは僕の考察。ママさん社員の場合は子供が小さい事もあり、家に早く帰らなければいけない。部署のエースは頼りになるがいつも忙しいので待っていると遅くなってしまう。そういうわけで自分一人でも仕事を進められるようにするため、また、やることを明確にしてスピードアップするためにこのようなマニュアルを作成したんじゃないかと考えている。

僕の見たマニュアルは家庭時間確保のために仕事に厳しい締め切りが発生した結果、個人的な業務のスピードアップと業務改善をした結果の一部と言えよう。

 

学んだ三つの事

・仕事の締め切りは個人のプライベートを起点に決めても良い!!

 

・締め切を明確にすることで仕事をさっさと終わらせるためのアイデアや改善を生み出す事ができる。

 

・マニュアル作成など、自分の業務を誰かと共有するための説明書を必ず作った方が良い。できるだけ丁寧に作れば自分だけじゃなくて他の人のためにもなる。

 

 

独身の僕自身は仕事を早く終わらせた分、読書や趣味などに時間を使ってプライベートを過ごしている。プライベートはどんな動機でも良いと思う。ネットやゲームでも構わない。

仕事もプライベートもメリハリつけてこなすという考え方をみんなが持てばもう少し残業も減って世の中楽しくなるんだろうなーと僕は思っている。

 

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